書類の整理収納方法

書類はあっという間に増える物。
書類を制する物は、人生を制すると言っても過言ではありません。
というのも、書類は情報であり、情報によって生活が回っているからです。
また、情報は更新されるものであり、1年も経てば古くなります。
情報を見極め、取捨選択をしてこそ、円滑な生活を送ることができるのです。
では、何を取っておき、どのように収納すれば良いのでしょうか?




1年で99%が不要

書類の中で、継続して保管すべき必要な書類は1%。
権利書、契約書など法的義務がある書類のみ必要だと考えます。

なんのために持っているのでしょうか?

書類を捨てられない人は、非常に多いと感じています。
その理由の1つに、捨ててしまったら二度と手に入らないと思ってしまうからです。
そのため、自分で書いたメモも捨てることができないのです。

では、それはいつどこで必要になるのでしょうか?
持っていて振り返ることがあるものでしょうか?また、振り返ったところで、意味があるものなのでしょうか?
そもそも、振り返るだけの時間がありますか?

読み返してみて、意味がわからないものは、その後も使われることは殆どありません。
また、必要になった時に、知る手段は他にもあるはずです。




期限をきめる

書類は食べ物と違い賞味期限がありません。
ただ、1年間で情報は更新されるものが殆どです。
そこで、書類の保管期限を自分で決めましょう。




収納方法は保管期間で異なる

書類には権利書、契約書のような長期間保管する書類と、行事の案内のような短期間保管する書類があります。
保管の期間で収納方法は異なります。
長期間保管する物は、丁寧な分類とファイル用品を用いて収納しましょう。
短期間保管する物は、すぐに見ることができ、取り出しやすいざっくりした方法で十分です。



長期間保管書類の収納方法

ファイルボックスと個別フォルダーを使用した方法や、クリアポケットのファイルを用いると良いです。
入れ替えが頻繁に起きないため、一度入れてしまったら、そのままの状態を保つことができます。






短期間保管書類の収納方法

近々必要になる書類は、見つけやすく、すぐに取り出せることが重要です。
コルクボードやマグネットなどを用いて壁やボードに貼っておくのも良い方法です。
但し、終了した物は剥がすことを忘れないようにしてください。
最低でも1ヶ月に1度見直しし、不要な物は処分してください。
壁に貼ることを避けたい方は、扉の裏側に貼るのをおススメします。
クリアポケットを両面テープなどで貼りつけることで、簡単に収納スペースができあがります。



コラム記事:整理収納アドバイザー/内藤 理恵子






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